Normalny Kowalski, w szczególności jeśli jest właścicielem własnej firmy, posiada dużo dokumentów, powiązanych między innymi z kwestiami bankowymi czy urzędowymi. Część z nich jest dość istotna, wobec tego nie można ich zgubić. Posiadanie porządku w dokumentach niestety nie zawsze jest łatwym zadaniem. O czym w takim przypadku przede wszystkim należy pamiętać?

szafka na dokumenty

Autor: Timm Suess
Źródło: http://www.flickr.com
Podstawowe znaczenie ma regularne sprawdzanie dokumentów. Im częściej się to odkłada, tym poukładanie wszystkich pism jest kategorycznie trudniejsze. Wskazane jest raz na miesiąc lub dwa sprawdzić wszystkie zgromadzone dokumenty i pozbyć się tych, które nie są już przydatne. Takie brakowanie dokumentów to naprawdę istotna czynność, przede wszystkim w firmach, w których ich liczba jest większa. Naturalnie, należy pamiętać że dokumentów nie można wyrzucać, gdyż czasem znajdują się na nich istotne informacje, jakie mogłyby zostać w niewłaściwy sposób zastosowane przez osoby postronne. Każdy dokument trzeba dokładnie podrzeć lub pociąć. Utylizacja dokumentów czasem zajmuje dużo czasu, więc firmy dosyć często decydują się na zakup specjalnych niszczarek, które ułatwiają to zadanie. Robiąc porządki w dokumentach, wskazane jest zaopatrzyć się w kilka niezbędnych akcesoriów, takich jak chociażby segregatory i foliowe koszulki, do jakich będzie się wkładało kolejne kartki. Segregatory można podpisać, żeby wiedzieć, które dokumenty się w nich znajdują. Znakomitym rozwiązaniem są również kolorowe karteczki, na jakich będzie się spisywało istotne informacje. Nie należy odkładać segregacji dokumentów na później – zobacz tu.

segregatory z dokumentami

Autor: osseous
Źródło: http://www.flickr.com
Brak porządku może okazać się brzemienny w skutkach, gdy w problematycznej sytuacji będzie się poszukiwało istotnych pism lub zaświadczeń, a ich odnalezienie w bałaganie zajmie dużo czasu. Dodatkowo, jeśli raz już uporządkuje się wszystkie dokumenty, trzeba starać się ten porządek utrzymać oraz następne dokumenty wkładać do konkretnych koszulek oraz segregatorów.naciśnij ten link nielinearność nielinearnośćTym sposobem, zaoszczędzi się sobie pracy w przyszłości. Niepotrzebnych dokumentów natomiast nie należy składować bez celu, tylko natychmiast powinno się je precyzyjnie niszczyć.

Sprawdź też: destroy.pl