Prowadzenie konferencji, wiąże się z przygotowaniem odpowiednich warunków, aby dzięki temu wszyscy uczestnicy mieli zagwarantowane dogodne warunki do aktywnego uczestniczenia. Sporo firm w takim celu wypożycza sale, gdyż tylko w taki sposób mogą zagwarantować dobre warunki i oczywiście zaprosić sporą ilość uczestników, jacy dla przedsiębiorstwa posiadają duże znaczenie w kwestii dostarczania przychodu.