Chyba każda firma generuje w czasie swojego działania wiele dokumentów. Dużą ich część trzeba przechowywać w papierowej formie, a zgodnie z regulacjami prawnymi ten czas musi wynosić nawet kilka lat. Z tego też powodu w takich firmach powinno znajdować się odpowiednie pomieszczenie, w którym będzie się trzymać dokumenty, ale także różnego rodzaju instrukcje obsługi, karty gwarancyjne i inne podobne papiery.

Takie pomieszczenie powinno być odpowiednio suche, tak żeby zbyt duża wilgoć nie mogła zaszkodzić dokumentom, a równocześnie zamykane przed niepowołanym dostępem pracowników. W większych przedsiębiorstwach tego typu archiwa mają dodatkowo zamontowane układy przeciwpożarowe, które chronią zawartość jeśli się pojawi jakiś pożar. Ponieważ dokumentów niekiedy przybywa w szybkim tempie, to praktycznym pomysłem będzie cykliczne oddawanie starszych do jakiegoś zewnętrznego archiwum.

Czy masz ochotę zgłębić wątek opisany w naszym tekście? Jeśli jesteś za, to czytaj pod adresem (http://www.wkg.pl/oferta/branze/przemysl-chemiczny/) kolejne interesujące treści.

Przechowywanie wszystkiego w siedzibie firmy powoduje zajęcie dużego czasami pomieszczenia, po przekalkulowaniu całości może się okazać, że usługi zewnętrznych firm będą bardziej się opłacać.

Jeśli jednak ktoś będzie chciał wszystkie dokumenty przechowywać w firmie, to należy się odpowiednio przygotować do tego. Archiwum musi mieć odpowiednią liczbę półek, na jakich wszystko będzie układane. Jeśli będzie to możliwe, to należy półki zainstalować do samego sufitu i kupić niedużą drabinkę, aby się dało było dosięgnąć do najwyższych. Ważne jest także to, w czym dokumenty będzie się przechowywać – przeważnie będą to pudła i segregatory. Coraz częściej spotykaną praktyką jest robienie ich na zamówienie, z odpowiednimi opisami i w wymaganej grubości – z reguły producent segregatorów (segregatory Milo) oraz pudeł nie będzie robił z tym żadnego problemu. Ponieważ robiąc takie zamówienie wszystko będzie wykonywane indywidualnie, to można pomyśleć również o przygotowaniu innych produktów firmowych, takich jak pudełka reklamowe (sprawdź ofertę), długopisy albo inne gadżety. Bardzo się one przydają przy okazji kontaktów z kontrahentami, więc warto je mieć w swojej firmie, zwłaszcza, że koszty ich wyprodukowania wcale nie są duże.