Jest mnóstwo powierzchni konferencyjnych do podnajęcia. Organizatorzy nie powinni skupiać uwagi jedynie na lokalizacji. Także istotne są detale dodatkowe powiązane z specyfiką zgromadzenia szkoleniowego, edukacyjnego czy również biznesowego. Oglądając sale konferencyjne w pierwszej kolejności należy patrzeć na jej ulokowanie. To znaczący detal logistyczny.

Należy wyszukiwać powierzchni, które wspierają dojazd do niego każdemu uczestnikowi i podniosą prestiż plus komfort spotkania. Trzeba zbadać jakimi środkami transportu będą docierać uczestnicy i właśnie pod tym kątem wynajmować sale konferencyjne. Miejsce w mieście o bogatej sieci miejskiej komunikacji, z portem lotniczym, stacją PKP i autobusową w niedużej odległości stanie się najbardziej uniwersalnym wyborem. Ogólnopolska, czy również międzynarodowa konferencja >> hotel diament spodek rewelacyjnie sprawdzi się w miastach centralnie zlokalizowanych w Polsce. Warszawa czy też Poznań są odpowiednimi lokalizacjami.

W dodatku podnoszą renomę zebrania samym otoczeniem. Planując wyjazdy integracyjne, zwłaszcza te kilkudniowe warto zwracać uwagę także na hotel. Winien być położony niedaleko dworców PKS oraz PKP a także mieć duży parking dla przyjezdnych gości. Hotel swym wystrojem musi oddawać renomę wizyty. Istotnym czynnikiem branym pod uwagę przy doborze sali konferencyjnej jest powierzchnia oraz rozmieszczenie. Bezspornie wszystko to jest zależne od liczby zaproszonych gości. Planując spotkania dla 20-60 osób komfortowe warunki dostarcza pomieszczenie o powierzchni 60-70 m2. Zebrania dla 200 uczestników warto organizować w pomieszczeniach mających 150-200 m2. W tym miejscu interesujące dane: Rzeszów.

Rozkład krzeseł również stołów ma olbrzymie znaczenia dla przebiegu konferencji i nie powinno się uzależniać rozkładu planu sali od maksymalnego wykorzystania płaszczyzny. Ważnym elementem wartym uwagi jest zaplecze techniczne. Sala konferencyjna winna zapewniać dostęp do multimediów. Spotkania biznesowe nie winny być organizowane bez dostępu do internetu, projektora multimedialnego czy też nagłośnienia. Ponadto sala winna być zaopatrzona w klimatyzację oraz idealną akustykę. Każdy wysokiej klasy hotel oprócz tych podstawowych detali zapewnia dostęp do TV plazmowych, wskaźników laserowych również innych narzędzi.